Employeur, vos obligations et démarches

Profession : Employeur

Vous allez ou venez d’embaucher un salarié mais êtes-vous en règle avec vos obligations d’employeur ?

QUELQUES-UNES DE VOS OBLIGATIONS D’EMPLOYEUR

Vous devez effectuer quelques formalités et mettre en place des documents.

LA DPAE (Déclaration Préalable A l’Embauche):

L’embauche d’un salarié ne peut intervenir qu’après déclaration nominative accomplie par l’employeur auprès des organismes de protection sociale désignés à cet effet (Urssaf ou MSA pour les salariés agricoles), et ce, quelles que soient la durée et la nature du contrat de travail envisagé.

La DPAE est obligatoire : elle doit être effectuée par tous les employeurs dans les 8 jours qui précèdent toute embauche de salarié. Cette déclaration offre la particularité de regrouper de nombreuses formalités. Vous effectuez en une seule fois, et auprès d’un seul interlocuteur, l’Urssaf, 6 formalités liées à l’embauche.

À défaut de déclaration, l’employeur encourt diverses sanctions et notamment des sanctions pénales.

 

LES DOCUMENTS A REMETTRE AU SALARIE 

Lors de l’embauche du salarié, l’employeur lui fournit une copie de la DPAE ou de l’accusé de réception délivré par l’organisme destinataire de cette déclaration (Urssaf ou MSA). Cette obligation de remise est considérée comme satisfaite dès lors que le salarié dispose d’un contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l’organisme destinataire de la déclaration (selon le cas, Urssaf ou Caisse de MSA).
Le fait de contrevenir à cette disposition est puni de l’amende prévue pour les contraventions de la 4e classe.
Seul le contrat à durée indéterminée (CDI) à temps complet peut être non-écrit, mais il est fort conseillé d’établir un contrat de travail. Il permet de cadrer la relation de travail avec le salarié. Il pourra contenir des clauses particulières comme la période d’essai, mobilité, non-concurrence, …
Le CDD est impérativement écrit et transmis au salarié dans les 48H de son engagement initial.

 

VISITE D’INFORMATION ET DE PREVENTION (VIP)

La VIP a remplacé la visite médicale d’embauche.
Le décret n°2016-1908 du 27 décembre 2016 relatif à la modernisation de la médecine du travail prévoit désormais soit :
–         Une première visite d’information et de prévention
–         Un examen médical d’aptitude à l’embauche si le salarié est exposé à des risques professionnels.
Tout salarié bénéficie de la visite d’information et de prévention (VIP). La VIP peut être effectuée par le médecin du travail ou par un professionnel de santé au travail. Elle est réalisée dans un délai maximum de 3 mois à partir de l’embauche (ou avant l’embauche pour les mineurs et les travailleurs de nuit). Elle a notamment pour objet d’interroger le salarié sur son état de santé.

 

Visites médicales périodiques

La visite est renouvelée dans un délai maximum de 5 ans, et dans un délai de 3 ans pour un salarié reconnu travailleur handicapé, ou titulaire d’une pension d’invalidité ou travailleur de nuit.

Visite de reprise

La visite médicale de reprise est obligatoire après :
–         Une absence pour maladie professionnelle, quelle que soit la durée
–         Un congés maternité
–         Une absence d’au moins 30 jours suite à un accident du travail, de maladie ou d’accident non professionnel.

Cette visite doit avoir lieu lors de la reprise du travail ou, au plus tard, dans un délai de 8 jours suivant la reprise. Elle a pour objectif d’apprécier l’aptitude de l’intéressé à reprendre son emploi, la nécessité d’une adaptation des conditions de travail ou d’une réadaptation.

 

Tout salarié peut bénéficier d’un examen médical à sa demande et le médecin peut demander à revoir le salarié.

 

 

AFFICHAGE OBLIGATOIRE 

Les 14 informations obligatoires
–         Inspection du travail
–         Services d’urgence
–         Médecin du travail
–         Interdiction de fumer
–         Consignes en cas d’incendie
–         Règlement intérieur (Obligatoirement établi dans les entreprises ou établissements employant habituellement au moins 20 salariés)
–         Convention collective applicable
–         Horaires de travail
–         L’égalité des rémunérations femmes/hommes
–         Lutte contre les discriminations
–         Accords applicables dans l’entreprise
–         Départs en congés
–         Membres du CHSCT (comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail, obligatoire dans les établissements d’au moins 50 salariés)
–         Le Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels est une obligation pour toutes les entreprises  depuis 2001. Ce document doit être mis à jour au minimum chaque année.

 

REGISTRE UNIQUE DU PERSONNEL

Établi par l’employeur, quel que soit l’effectif de l’entreprise, le registre unique du personnel permet de s’assurer de la transparence des emplois dans chaque établissement de l’entreprise.

2 exceptions :
–         Les associations ayant recours au chèque emploi associatif
–         Les particuliers employeurs

 

Il est nécessaire d’enregistrer les salariés dès leur embauche.
Sont concernés :
–         Les salariés en contrat déterminé ou indéterminé
–         Les salariés de nationalité étrangère
–         Les stagiaires
–         Les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation
–         Les personnes volontaires en service civique
–         Les salariés envoyés dans l’entreprise par des agences de travail temporaire
–         Les travailleurs à domicile

Il doit comporter des mentions obligatoires concernant l’identité du salarié, avec la nationalité, la date de naissance, le sexe.

Les informations sur la nature du poste à savoir :
–         L’emploi
–         La qualification
–         Les dates d’embauche et de départ
–         La date de cette autorisation ou, à défaut, la date de la demande d’autorisation lorsqu’une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise
–         Le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail pour les travailleurs étrangers.
–         Le type de contrat de travail : CDD, salarié temporaire, temps partiel, contrat d’apprentissage, ou contrat prof

 

Concernant les stagiaires, ils doivent voir leur noms et prénoms inscrits dans une partie spécifique du registre unique du personnel selon leur ordre d’arrivée.
Ces informations doivent être actualisées à chaque contrat.
Les mentions enregistrées par ordre chronologique d’embauche sur le registre unique du personnel sont conservées pendant au moins 5 ans.
Toute infraction est punie d’une sanction pénale.

 

PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS

Liés aux conditions générales de travail, les risques professionnels font peser sur les salariés la menace d’une altération de leur santé qui peut se traduire par une maladie ou un accident. Il appartient à l’employeur de supprimer ou de réduire ces risques afin d’assurer la sécurité des salariés et de protéger leur santé physique et mentale. Pour ce faire, il doit prendre les mesures appropriées et les mettre en œuvre, conformément aux principes généraux de prévention énumérés par le Code du travail. Compte tenu de la nature de l’activité exercée, il doit ainsi évaluer les risques professionnels, consigner les résultats dans un document unique et mettre en œuvre des actions de prévention. Il est également tenu à une obligation générale d’information et de formation à la sécurité.

 

LE DOCUMENT UNIQUE D’EVALUATION DES RISQUES (DUER)

Toute entreprise qui emploie un ou plusieurs salariés est concernée.
L’employeur est tenu, en vertu de l’obligation générale de sécurité qui lui incombe, d’évaluer les risques éventuels et de prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé des salariés de son entreprise.
L’employeur doit élaborer et tenir à jour un DUER qui recense l’ensemble des risques pour la santé et la sécurité du personnel dans l’entreprise.
Ces mesures comprennent :
–         Des actions de prévention des risques professionnels
–         Des actions d’information et de formation
–         Ainsi que la mise en place d’une organisation et de moyens adaptés

 

SECURITE

L’employeur doit organiser l’information et la formation à la sécurité du nouvel embauché et de ses salariés. Il s’agit de les informer précisément sur les précautions à prendre afin d’assurer leur propre sécurité et celle des autres. Si le salarié est exposé à des travaux dangereux, sa formation doit être renforcée. L’information doit être donnée d’une manière compréhensible pour chacun.
L’employeur doit également évaluer les risques professionnels de votre poste de travail. L’aménagement et l’utilisation des locaux de travail doivent respecter certaines règles. En cas de non-respect, l’employeur peut engager sa responsabilité civile et/ou pénale.

ENTRETIEN PROFESSIONNEL 

Adapter les salariés à l’évolution de leur emploi.
Tout au long de l’exécution des contrats de travail, l’employeur a l’obligation d’assurer l’adaptation des salariés à leur poste de travail, notamment par la formation, et de veiller au maintien de leur capacité à occuper un emploi, au regard notamment de l’évolution des emplois, des technologies et des organisations.
L’entretien professionnel est un rendez-vous obligatoire tous les 2 ans, entre le salarié et l’employeur.
Il est destiné à envisager les perspectives d’évolution professionnelle du salarié et les formations qui peuvent y contribuer.
L’employeur est tenu d’organiser cet entretien professionnel. Cet entretien vise à permettre au salarié d’être « acteur de son évolution professionnelle » et d’élaborer son “projet professionnel” à partir de ses “souhaits d’évolution dans l’entreprise”, de ses aptitudes et des besoins de cette dernière.
L’entretien professionnel ne concerne pas l’évaluation du travail du salarié, qui est effectuée dans le cadre de son entretien annuel.
Il concerne tous les salariés en CDI, CDD, contrat de travail temporaire, contrat aidé …, que ce soit un contrat de travail à temps plein ou temps partiel, y compris les apprentis ou alternants (contrat de professionnalisation) même s’ils bénéficient par ailleurs d’un accompagnement dans la formation suivie.
Il doit être systématiquement proposé à tout salarié qui reprend son activité après une période d’interruption due à un congé de maternité, un congé parental à temps plein ou partiel, un congé d’adoption, de proche aidant, un congé sabbatique, une période de mobilité volontaire sécurisée, un arrêt maladie de plus de 6 mois, un mandat syndical.

 

Etat des lieux tous les 6 ans
L’entretien professionnel doit faire un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié. Cela permet de vérifier que le salarié a effectivement bénéficié des entretiens professionnels prévus au cours des 6 dernières années, et aussi de s’assurer qu’au cours de ces 6 dernières années, le salarié a :
–         Suivi au moins une action de formation,
–         Acquis un des éléments de certification professionnelle (diplôme, titre professionnel, …) par la formation ou une VAE (Validation des Acquis de l’Expérience)
–         Et bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle.

 

QUELQUES AUTRES OBLIGATIONS 

–         Obligation de rémunérer le salarié, d’établir un bulletin de salaire
–         Obligation d’appliquer la convention collective (si existence)
–         Obligation de fournir un travail au salarié ainsi que les moyens de le réaliser.
–         Obligation de déclarer et d’acquitter les cotisations de Sécurité sociale à l’Urssaf pour les salariés qu’il emploie
–         ……..

Crédits photo: ©PIXABAY
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